Polityka prywatności
Dokument opisuje, w jaki sposób Medi Expert przetwarza dane osobowe klientów i osób odwiedzających serwis www.mediexpert.com.pl. Spełnia obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest MEDI EXPERT SP. z o.o. — sklep medyczny prowadzony pod adresem ul. Wincentego Rzymowskiego 33 lok u2, 02-697 Warszawa.
Pełne dane rejestrowe administratora:
- Firma (pełna nazwa podmiotu): MEDI EXPERT SP. z o.o.
- NIP: 5214159404, REGON: 54436623400000, KRS: 0001231727
- Adres: ul. Wincentego Rzymowskiego 33 lok u2, 02-697 Warszawa
2. Kontakt w sprawie danych osobowych
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami:
- e-mailowo: kontakt@mediexpert.com.pl
- telefonicznie: +48 513 200 700
- listownie: Medi Expert, ul. Wincentego Rzymowskiego 33 lok u2, 02-697 Warszawa
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Jeżeli inspektor zostanie powołany, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w tym miejscu.
3. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, w jakiej sprawie się z nami kontaktujesz:
- Kontakt i zapytanie ofertowe: imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść wiadomości.
- Realizacja zlecenia refundowanego przez NFZ: imię i nazwisko, numer PESEL, adres, numer i kod dostępu do zlecenia, dane wystawcy zlecenia, rodzaj i parametry wyrobu medycznego.
- Sprzedaż i rozliczenia: dane niezbędne do wystawienia paragonu lub faktury, dane do dostawy, historia zamówień i napraw serwisowych.
- Wnioski o dofinansowanie (PCPR, PFRON): dane wskazane w formularzach wniosków — wyłącznie wtedy, gdy poprosisz nas o pomoc w ich przygotowaniu.
- Korzystanie z serwisu: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane z plików cookies — w zakresie opisanym w polityce cookies.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie złożone telefonicznie, e-mailem lub przez formularz | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — obsługa korespondencji) | Do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji lub do wycofania zgody |
| Zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, dostawa i serwis sprzętu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy) | Przez czas trwania umowy oraz okres gwarancji i rękojmi |
| Realizacja zlecenia na wyrób medyczny i rozliczenie refundacji z NFZ | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) w zw. z ustawą o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych, a także art. 9 ust. 2 lit. h RODO (profilaktyka zdrowotna, zaopatrzenie w wyroby medyczne) | Zgodnie z przepisami o realizacji i rozliczaniu zleceń — co do zasady 5 lat |
| Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi | 5 lat licząc od końca roku podatkowego |
| Rozpatrywanie reklamacji, ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Pomoc w przygotowaniu wniosku o dofinansowanie do PCPR lub ze środków PFRON | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zakresie danych o zdrowiu | Do zakończenia procedury wnioskowej lub wycofania zgody |
| Analityka statystyczna serwisu | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w panelu cookies) | Do wycofania zgody, nie dłużej niż 13 miesięcy |
| Marketing własny i pomiar skuteczności reklam | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w panelu cookies) | Do wycofania zgody, nie dłużej niż 6 miesięcy |
| Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i wykrywanie nadużyć | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) | Do 12 miesięcy (logi serwera) |
5. Dane dotyczące zdrowia
Realizacja zleceń na wyroby medyczne wiąże się z przetwarzaniem danych należących do szczególnej kategorii — danych dotyczących zdrowia (art. 9 RODO). Przetwarzamy je wyłącznie w zakresie niezbędnym do dobrania i wydania właściwego wyrobu oraz rozliczenia refundacji, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO, a w pozostałych przypadkach na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
6. Odbiorcy danych
Twoje dane możemy przekazywać wyłącznie podmiotom, którym powierzenie danych jest niezbędne, tj.:
- Narodowemu Funduszowi Zdrowia — w zakresie realizacji i rozliczenia zlecenia na wyrób medyczny;
- powiatowym centrom pomocy rodzinie oraz PFRON — jeżeli poprosisz nas o pomoc we wniosku o dofinansowanie;
- dostawcom usług informatycznych i hostingowych, w tym poczty elektronicznej;
- firmom kurierskim i przewoźnikom — w zakresie danych do dostawy;
- biuru rachunkowemu oraz podmiotom świadczącym obsługę prawną;
- producentom i serwisom sprzętu — w zakresie niezbędnym do naprawy gwarancyjnej;
- uprawnionym organom państwowym — gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady nie przekazujemy danych poza EOG. Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki analityczne lub marketingowe, dane mogą być przetwarzane przez dostawców z siedzibą poza EOG (np. Google Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited). Przekazanie odbywa się wówczas na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych. Nie musisz wyrażać tych zgód — serwis działa bez nich w pełnym zakresie.
8. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania i uzupełnienia danych (art. 16 RODO);
- usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
- przenoszenia danych (art. 20 RODO);
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).
Realizacja części praw może być ograniczona przepisami, które nakazują nam przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją zleceń refundowanych oraz dokumentów księgowych.
Zgodę na pliki cookies wycofasz w każdej chwili — .
9. Skarga do organu nadzorczego
Jeżeli uznasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowychul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
uodo.gov.pl
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, jednak:
- bez imienia, telefonu i treści wiadomości nie odpowiemy na zapytanie;
- bez danych wymaganych przepisami (m.in. PESEL, numer i kod zlecenia) nie zrealizujemy zlecenia refundowanego przez NFZ;
- bez danych do faktury nie wystawimy dokumentu sprzedaży.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Jeżeli wyrazisz zgodę na pliki marketingowe, narzędzia zewnętrzne mogą profilować wyświetlane Ci reklamy — zgodę tę możesz wycofać w każdej chwili.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku: szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu do dokumentacji, zabezpieczenie stanowisk komputerowych, kopie zapasowe oraz upoważnienia do przetwarzania danych dla osób obsługujących klientów.
13. Pliki cookies
Zasady korzystania z plików cookies i innych technologii przechowywania informacji w Twoim urządzeniu opisaliśmy w odrębnym dokumencie: polityka cookies.
14. Zmiany polityki prywatności
Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych albo obowiązujące przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem, wraz z datą ostatniej aktualizacji. W przypadku istotnych zmian dotyczących zgód poprosimy Cię o ich ponowne wyrażenie.